Slechts een derde (32,6%) controleert jaarlijks of vaker de gebruikte leveringsvoorwaarden, in de communicatie met afnemers en leveranciers. Het ontbreken van, of onvolledige, leveringsvoorwaarden leidt vaak tot kostbare conflicten.

Niet verplicht

Alex de Langen, Unitmanager Schade bij Reaal: “Algemene of leveringsvoorwaarden zijn niet verplicht, maar kunnen een hoop gedoe voorkomen, onder andere bij onenigheid over de levering van een product of dienst, de betaling of garantie. Uit ons onderzoek blijkt echter dat 45,6% van de ondernemers minder dan één keer per vijf jaar de algemene voorwaarden controleert. Bij dit aantal zitten ook ondernemers die helemaal geen voorwaarden hebben opgesteld (17,5%).”

Conflicten

“De kans op conflicten is hierdoor aanzienlijk”, aldus De Langen. “Conflicten zijn vaak kostbare aangelegenheden voor ondernemers. Denk hierbij aan rekeningen die niet betaald worden of de kosten voor de inhuur van een jurist. Uit ons onderzoek blijkt dat er een relatie is tussen de omvang van een organisatie en het hebben van geactualiseerde voorwaarden; hoe groter een onderneming, hoe vaker er actuele voorwaarden aanwezig zijn. Toch zien wij dat nog 10,2% van de grotere ondernemingen uit het mkb geen voorwaarden heeft opgesteld. Dat is erg risicovol.”

Uiteenlopend

In de praktijk ontstaan er door gedateerde of ontbrekende voorwaarden veelvuldig, onnodige conflicten. De Langen: “Dat kan op uiteenlopende gebieden zijn. De meest voorkomende conflicten hebben betrekking op: onduidelijkheid over de inhoud van de overeenkomst tussen partijen, geschillen over de wijze waarop de overeenkomst moet worden uitgevoerd, geschillen over de vraag of de overeenkomst kan worden gewijzigd of geannuleerd, geschillen over de garantie, vorderingen tot nakoming van de overeenkomst, of vergoeding van (herstel)schade, en aansprakelijkheid voor (vervolg)schade, die voorkomen had kunnen worden.”

Onmisbaar

De Langen: “Het hebben van algemene of leveringsvoorwaarden is eigenlijk onmisbaar in deze tijd. En het periodiek laten controleren van je voorwaarden door een specialist is echt aan te bevelen. Verder is het ook belangrijk om actuele voorwaarden duidelijk te communiceren met afnemers en leveranciers, onder ander door deze op je website te publiceren. Dit kan veel narigheid voorkomen.”